rozšírené vyhľadávanie
SK | EN | CZ

Zvyšovanie produktivity práce manažérov, Ján Košturiak

Chcete byť produktívnejší manažér? Nerobte zbytočné chyby.
Úvahy z vlastnej skúsenosti


Chcete byť produktívnejší manažér? Nerobte zbytočné chyby.

Kto by nechcel byť produktívnym manažérom? Otázka je, čo je vlastne produktivita manažéra a ako sa dá zvyšovať. Mnohí manažéri majú pocit, že ich produktivita znamená, že vedia za určitý čas vybaviť viac vecí ako ich spolupracovníci, že vedia vyriešiť za krátky čas veľmi zložité problémy, s ktorými si ich kolegovia nevedia poradiť. Ja vnímam výkonnosť a produktivitu manažéra v tom, že dokáže rozlišovať naliehavé a dôležité veci (hodiny a kompas) a dokáže riešiť mnohé dôležité veci v predstihu, keď je na ne dostatok času. Čo sú dôležité veci? Odpoveď je jednoduchá – veci, ktoré prispievajú k naplneniu stratégie a poslania firmy, dosiahnutiu jej hlavných cieľov, úlohy, ktoré zaisťujú dlhodobú aj krátkodobú stabilitu firmy. Najdôležitejšie veci, ktorým by mal venovať svoj čas vrcholový manažér firmy sú tieto:
  1. Rozvoj a učenie svojich spolupracovníkov v odbornej, hodnotovej, organizačnej a emočnej – budovanie a rozvoj know-how a znalostí, dôvery, vzťahov, tímovej spolupráce, vysokej výkonnosti organizácie a vysokých morálnych štandardov.
  2. Strategické projekty a inovácie, vtiahnutie ľudí do zmien, rozvoj ich motivácie a vnútornej energie, rozvoj realizačnej schopnosti a doťahovania vecí do konca v celej firme.
  3. Riadenie firmy tak, aby správni ľudia prebrali zodpovednosť za procesy, ktoré dokážu zvládnuť a nájdu v nich sebarealizáciu, koordinovanie zamerania činnosti celej firmy na kľúčové priority smerom k stratégii a nie na rozptyľovanie energie do mnohých nepodstatných oblastí.

Mnohí vrcholoví manažéri robia nasledovné chyby:

1. Snaha urobiť v danom čase viac vecí
Typická chyba mnohých manažérov je, že sa snažia urobiť v danom čase čo najviac vecí. Na konci dňa alebo týždňa majú dobrý pocit zo svojej výkonnosti. Veci však pribúdajú a tak sa pracovný deň naťahuje, pracovné úlohy sa nosia domov a vybavujú sa cez víkendy. Práce však pribúda a aj ten najvýkonnejší manažér začne postupne pociťovať stres, preťaženie, únavu, nervozitu alebo konflikty v rodine. Vedľajším negatívnym efektom je, že príliš zaneprázdnený manažér nemá dostatok času nielen na svoj rodinný život, ale ani na svojich spolupracovníkov, ich problémy a rozvoj. Často vzniká veľký problém medzi frustrovanými spolupracovníkmi, na ktorých nemá ich šéf čas a prepracovaným a stále nervóznejším šéfom.

2. Úsilie robiť veci rýchlejšie
Nastáva druhá fáza. Manažér sa rozhodne zvýšiť efektivitu svojej práce tým, že bude niektoré činnosti vykonávať rýchlejšie. Porady budú bez zbytočných diskusii, príkazy sa budú rozposielať mailom, nebude sa zdržiavať zbytočnými analýzami a rozhovormi. Rýchla práca prináša často chybné rozhodnutia, nedostatočne definované úlohy a projekty, nesprávne pochopené problémy. Komunikácia, frustrácia a nervozita vo firme sa ďalej zhoršujú. Okrem problémov v práci sa začne ozývať rodina alebo zlé svedomie z jej zanedbávania.

3. Oddelenie práce a osobného života, relax s rodinou
Logicky nasleduje radikálne rozhodnutie. Oddelenie práce od osobného života. Aby bolo toto rozhodnutie potvrdené aj skutočným činom, manažér sa vyberie s celou rodinou do Karibiku alebo na Mauritius, kde spolu prežijú niekoľko týždňov. Bez mobilu, mailu a dennej operatívy. Pri spiatočnej ceste vznikne plán – takto to treba robiť! Intenzívna a produktívna práca a potom 2-3 týždne pokoj s rodinou. Po návrate do práce je však manažér zasypaný lavínou čakajúcich úloh a rozhodnutí a celý kolotoč sa začína znova – ako v tom najhoršom sne.

4. Priority
Takto to ďalej nejde. Manažér sa konečne prihlási na seminár o manažmente času. Na seminári sa dozvie, že čas sa nedá riadiť, ale dá sa riadiť to, čo človek vo svojom čase robí. Dobrý manažér by vraj mal pracovať v druhom kvadrante času, t.j. mal by sa venovať veciam, ktoré sú dôležité, ale nie sú naliehavé, teda pod časovým tlakom. Po návrate z kurzu sa teda vrcholový manažér rozhodne riadiť svoje činnosti v čase podľa priorít. Vyberie si iba niektoré veci, ktorým venuje väčšinu času a ostatné prestane riešiť. Prioritným veciam venuje maximálnu energiu a tlačí na všetkých ľudí okolo seba, aby sa týmto veciam venovali tiež. Týmto môže dôjsť k dvom problémom
  • niektoré pracovné činnosti sa prestanú vykonávať a po čase spôsobia veľký problém,
  • väčšina podriadených manažéra si musí prispôsobiť svoj časový manažment jeho prioritám.
Výsledkom tejto činnosti je ďalšia špirála postupne „explodujúcich" problémov, ale aj stále viac frustrovaných kolegov. Manažér napokon musí pod tlakom aj tak meniť svoje priority a dostáva sa tam, kde bol na začiatku. Jediný rozdiel je, že sa vo firme, aj napriek vysokému úsiliu, zhoršili vzťahy a výsledky.

5. Presunutie práce na druhých
Nasleduje posledný krok k záchrane. Presunutie práce na druhých. Manažér si uvedomuje, že takto ďalej nemôže pracovať a prijme do firmy ďalších ľudí, na ktorých presunie vykonávanie svojich predchádzajúcich činností. Aký je výsledok? Mnohí noví manažéri nemajú dostatok skúseností a znalostí z firmy, šéf často nemá dostatok času a trpezlivosti vychovávať ich a vysvetľovať im niektoré dôležité detaily. Stáva sa, že vrcholový manažér presunie na svojich pracovníkov činnosti, ktoré sa delegovať nedajú – musí ich robiť len on. Delegovanie nie je jednoduché presunutie činnosti na druhých, je to umenie, v ktorom treba spojiť učenie spolupracovníkov, budovanie vzájomnej dôvery, kaučing a mentoring. Po čase sa ukáže, že mnohí manažéri, na ktorých boli činnosti šéfa „delegované", ich nevykonávajú podľa jeho predstáv – nastáva „plač a škrípanie zubov", nervozita, výmeny manažérov, destabilizácia a ďalšie roztáčanie kolotoča, na ktorom sedia stále viac unavení manažéri, podávajúci stále menší výkon.


Prečo je to tak?


Verím tomu, že mnohí manažéri si na tomto mieste povedia: „Ešte šťastie, že ja to takto nerobím, u nás je to predsa iné, popísané situácie sú pritiahnuté za vlasy." Otázka je, do akého zrkadla sa manažér pozerá. V mnohých firmách stojí v ich čele majiteľ, silná osoba, ktorá má charizmu a všeobecnú úctu. Títo ľudia často nenachádzajú vo firme kolegov, ktorí by im nastavili skutočné zrkadlo, dali poctivú spätnú väzbu, oponovali. Priznajme sa, že naše pohľady na naše vlastné schopnosti, správanie a skutky sú veľmi deformované. Pripusťme, že si neradi priznávame vlastné chyby a nedostatky, že radšej hľadáme triesku v oku druhého ako brvno v oku vlastnom.

Čo s tým?

Na tomto mieste by som sa nechcel púšťať do zaručených rád, ktoré budú viesť k úspechu. Problém, ktorý som popísal nemá jednoduché riešenie v niekoľkých bodoch. Je to proces, ktorý musí začať uvedomením si reality a vyhodnotením skutočných príčin – nie následkov.

Ďalej by mohli nasledovať tieto kroky:
  1. Rozbor súčasnej situácie a zjednotenie sa v pochopení skutočných problémov a ich príčin, v definovaní spoločnej stratégie, poslania cieľov a priorít.
  2. Príprava akčných plánov a projektov, spoločný rozbor času, procesov, zodpovedností a právomocí.
  3. Vytvorenie a rozvoj tímu vrcholového vedenia, ktorý sa stretáva pravidelne minimálne 2 celé dni v mesiaci a systematicky rieši všetky kľúčové problémy – riadenie projektov, kapacity, komunikačné problémy, rozvoj schopností a definovanie jasných pravidiel, budovanie kultúry spolupráce a dôvery, vytváranie spoločného firemného jazyka a hodnôt, optimalizácia činností a procesov v podniku.
  4. Učenie sa a rozdelenie zodpovednosti, postupné oddelenie stratégie od operatívy, oddelenie naliehavých a dôležitých vecí, vybudovanie výkonnej firmy, v ktorej sa venujú správni ľudia správnym veciam, v ktorej je rovnováha medzi prácou a osobným životom, medzi dlhodobými a krátkodobými cieľmi, kde má väčšina ľudí miesto podľa svojich schopností, kde je väčšina ľudí spokojná so svojou prácou a nespokojná so súčasným stavom, kde funguje „disciplinovaná voľnosť", kde sa spája kreativita s vysokou výkonnosťou, kde môže ísť vrcholový manažér na dva mesiace do Himaláji a firma funguje lepšie ako keď sedí vo svojej kancelárii.

Tento článok nebol napísaný s cieľom provokovať, ale pomôcť. Podobnosť s reálnymi postavami a situáciami v našich podnikoch je čisto náhodná.

Chcete odoberať newsletter IPA Slovakia?

Zostaňte s nami v spojení s newslettrom IPA a vyberte si, o ktoré informácie máte záujem.

Komentáre

Tento článok ešte nemá žiadne komentáre. Buďte prvý!

TOP články

Sme Generácia Ypsilon!„Jsem Generace Ypsilon, nemusím nic, a můžu všechno, a ...

Údržba v období krízyPrinášame vám rozhovor s odbornými garantmi konferencie ...

Jesenný Deň majstrov doplnený o ...Prijmite naše pozvanie na 8. Deň majstrov, ktorý sa ...

Najnovšie články

R2-D2, C-3POPoznáte robotov R2-D2 a C-3PO z kultového filmu ...

Umelá inteligencia, pomocník náš ...Vedeli ste, že švédska pálenica chce využiť ...

Využitie digitálneho dvojčaťa v oblasti ...V dnešnej dobe, kedy sa každý podnik snaží byť čo najviac ...
Klasická verzia webu
© 2012 IPA Slovakia, All rights reserved