rozšírené vyhľadávanie
SK | EN | CZ

Nastal čas zlepšiť administratívu

Od novembra 2015 k našim ročným odborným programom pribudne novinka, Master štúdium štíhlej administratívy. Reagujeme tak na požiadavky a hlas našich zákazníkov. Veľa slovenských a českých podnikov zoštíhľuje svoje výrobné a logistické procesy. Firmy si však postupne začínajú uvedomovať, že až 50 až 60 percent priebežnej doby tvoria administratívne procesy a práve tam sa vytvára vysoký podiel strát (plytvania).

Administratíva ako „čierna diera"

V mnohých podnikoch je administratíva ako „čierna diera", skrytá v širokej réžii s rôznou mierou úspešnosti. O samotnej štruktúre jednotlivých procesov sa toho vie len veľmi málo, nehovoriac o nákladoch. Namiesto toho je tam „slepá dôvera" alebo tichý súhlas, že procesy musia stáť to, čo stoja a akceptuje sa, že niektoré výstupy sú dodávané neskoro alebo chybne.

Ako chcete optimalizovať administratívu, keď tu zakaždým robíme niečo iné!

Mnoho zamestnancov pri akýchkoľvek pokusoch o zlepšovanie či optimalizáciu administratívnych činností používa výhovorky typu: „Toto nie je výroba, tu musíme rozmýšľať. Ako chcete niečo optimalizovať, keď zakaždým robíme niečo iné?"
Je reálne naozaj každá úloha odlišná? Sú skutočne všetky denné úlohy tak variabilné, že neexistuje žiadne opakovanie? Nie sú žiadne rutinné úlohy? Buďme k sebe úprimní. Aj keď na prvý pohľad sa môže administratíva javiť ako rôznorodá a chaotická, zvyčajne je to miesto, kde sa nachádza množstvo rutinných úloh.

Pozrime sa napríklad na oddelenie HR – žiadny dovolenkový doklad neprichádza na oddelenie rovnaký dvakrát. Zakaždým je to iný zamestnanec, odlišné termíny, odlišné dáta, odlišné oddelenie. Ale základná schéma procesu dovolenkového dokladu bude vždy rovnaká. Na oddelení účtovníctva sú ročné správy rozdielne z roka na rok, ale spôsob, ako dostať údaje do účtovnej uzávierky, je v podstate rovnaký. Ak sa na to pozriete inými očami, zistíte, že aj v administratíve je veľa odlišných aspektov práce možné skrátiť do opakujúcich sa aktivít. Na základe našich analýz môžeme konštatovať, že v administratíve sú asi tri štvrtiny činností, ktoré sa opakujú a iba štvrtinu činností tvoria výnimky. Tieto výnimky si vyžadujú osobitnú pozornosť, preto sú vnímané, že tvoria veľký podiel.

Administratívne oddelenia by radi realizovali svoje procesy efektívnejšie

Uvedomujú si komplikovanosť vybavovania úloh v administratívnych procesoch, duplicitné spracovávanie údajov, dlhú dobu riešenia úloh (objednávky, fakturácie, reklamácie...), stále hľadanie „niečoho", nepochopenie informácii pri komunikácii, nekompletné informácie, opätovné vracanie dokumentov, neproduktívne porady a mnohé ďalšie.

To nás viedlo k vytvoreniu a otvoreniu komplexného programu. Vzdelávanie bude venované štíhlej administratíve a činnostiam pridávajúcim hodnotu. Zameriame sa aj na elimináciu plytvania v snahe o nepretržité poskytovanie pridanej hodnoty zákazníkovi. 

Cieľom tohto programu je zabezpečiť štíhle, efektívne a stabilne fungujúce administratívne procesy ako podpora ostatných procesov podniku.


Čo prinesie Master štíhlej administratívy podniku?

Účastníci programu sa postupne naučia analyzovať, optimalizovať a zefektívňovať administratívne procesy. 

Prínosy štúdia sú nasledovné:
  • kratší čas trvania procesov,
  • odbúranie zbytočnej byrokracie,
  • zvýšenie reakčnej schopnosti (flexibility) na požiadavky zákazníka,
  • efektívna komunikácia a zvládanie konfliktov, spolupráca,
  • systematické riešenie problémov,
  • stabilné procesy s vysokou kvalitou,
  • osobnostný rozvoj zamestnanca.


Prečo ročné štúdium?

Výhodou ročného programu je jeho celistvosť. Jednotlivé moduly vytvárajú komplexný pohľad na štíhlu administratívu a naučené metódy si účastníci vyskúšajú pri riešení modelových situácii a konkrétnych problémoch z praxe. Získajú poznatky a inšpiráciu z iných podnikov.
Zamyslite sa: „Koľko zamestnancov sa zúčastní na dvojdňovom školení k štíhlej administratíve a hneď po absolvovaní vzdelávania tieto vedomosti aplikuje do praxe?"

Master štúdium štíhlej administratívy je ročný program, počas ktorého sa budú účastníci postupne oboznamovať s jednotlivými postupmi  a metódami zefektívnenia administratívnych procesov. Už počas štúdia aplikujú vedomosti vo svojich firmách. Výhodou je, že každý študent bude mať prideleného svojho konzultanta, s ktorým môže komunikovať a poradiť sa pri zvádzaní jednotlivých prvkov. Implementácia štíhlej administratívy bude popísaná v rámci projektu riešeného vo svojom podniku, ktorý študent na záver štúdia obháji pred komisiou a získa certifikát. Absolvent bude nositeľom zmien v oblasti administratívy v podniku. Bude spôsobilý naštartovať proces zmeny a viesť projekt zoštíhlenia v administratíve. 

Zameranie štúdia

Jednotlivé moduly sú zamerané na oblasť odbornú ako aj osobnostnú. Moduly na seba obsahovo nadväzujú a vytvárajú kompaktný celok. 

V úvode sa účastníci oboznámia s tým, prečo je štíhlosť administratívnych procesov dôležitá a aké dopady majú (ne)fungujúce administratívne procesy na celú firmu a jej zákazníkov. Práve porozumenie princípom štíhleho riadenia a postupu jeho zavádzania vytvárajú základňu pre ostatné moduly vzdelávania. Účastníci sa následne dozvedia, aké sú základné kroky zlepšovania procesov v administratíve a aké formy Kaizenu sa v praxi používajú – či už hovoríme v rovine individuálneho alebo tímového zlepšovania. Dozvedia sa, aké typy plytvania v administratíve existujú. Keďže proces zlepšovania môžeme považovať za živý organizmus, je dostatok pozornosti venovaný aj jeho organizovaniu a riadeniu z manažérskeho hľadiska. Administratívne procesy sa tiahnu naprieč celou firmou, prepájajú rôzne oddelenia. Pri ich optimalizácii je kľúčové vidieť ich ako celok. Na to slúži mapovanie hodnotového toku, ktoré pomáha nasmerovať našu pozornosť práve tým správnym smerom.

Nie všetko je však možné vyriešiť jednoducho. Niektoré problémy si často vyžadujú väčšiu pozornosť. Budeme sa venovať postupom pri riešení zložitejších problémov a aké metódy ponúka inventár štíhlej administratívy. S uvedeným úzko súvisí aj meranie výkonnosti procesov a objektívne posudzovanie vyťaženia pracovníkov a to aj objektívne stanovenie noriem. Požiadavky zákazníkov sa menia, každý deň má svoje špecifiká. Preto vykonávanie kľúčových administratívnych procesov musí byť dôkladne plánované a riadené. Práve tieto dve oblasti pokrýva ďalší modul, kde účastníci spoznajú základné metódy plánovania a riadenia a to aj spolu s dostupnými IT nástrojmi.



Každý manažér vie, aké náročné je dokázať udržať akúkoľvek zmenu. Preto je predposledný modul venovaný práve štandardizácii a vizualizácii, kde sa účastníci dozvedia ako zmeny úspešne realizovať v špecifickej oblasti administratívy. Záverečný modul je zameraný na otázky zabezpečovania a zlepšovania kvality v administratívnych procesoch.

Počas štúdia budú odborné moduly prepojené s rozvojom manažérskych zručností, ktoré sú v administratívnych procesoch neodmysliteľnou súčasťou denného života. Základom fungovania je efektívna komunikácia a spolupráca. Ďalšou oblasťou sú konflikty. Jack Welch hovorí, že pokiaľ sa spoločnosti budú skladať z ľudí, budú sa objavovať konflikty. V rámci vzdelávania sa budeme učiť zvládať a riešiť konflikty a brať ich ako záležitosť, ktorá nás môže posunúť vpred.  Neodmysliteľnou súčasťou administratívnych procesov sú porady a workshopy. Vo väčšine firiem, ktoré navštevujeme, považujú porady za nudnú nutnosť. Argumentujú tým, že im chýba účelovosť, efektívnosť, jasný cieľ/zámer, je tam viac účastníkov ako je potrebné, riešia sa viac operatívne ako strategické veci. Tá istá oblasť sa často rieši aj na viacerých poradách, za prítomnosti iných účastníkov. Ako vniesť „trochu poriadku" do firemných porád a naučiť sa viesť poradu a workshop efektívne? Aj to budú riešiť účastníci Master štúdia Štíhlej administratívy.

Komu je štúdium určené?

Štúdium je vhodné pre pracovníkov a vedúcich pracovníkov personálneho, nákupného, obchodného, marketingového oddelenia, IT pracovníkov a controllingu.


Záver

Štíhla administratíva je sada metód a myšlienok, ktoré môžu byť použité k optimalizácii procesov a efektívnejšiemu využívaniu existujúceho potenciálu. Tieto praxou overené postupy sa môžu stať súčasťou aj vášho firemného know-how a aj vy budete schopní organizovať svoje procesy efektívnejšie. Štíhla administratíva môže organizovať svoje procesy s minimálnym plytvaním a procesy nebudú „miznúť" vo veľkej čiernej diere nazývanej réžia. Štíhla administratíva má v porovnaní s oblasťou výroby oveľa väčší potenciál na zvýšenie efektivity. Vo výrobe často hľadáme potenciál rádovo v minútach či sekundách, naša skúsenosť však hovorí, že v administratíve sú to často desiatky minút, či dokonca hodiny až dni. Vykročte aj vy na cestu štíhlej administratívy. Váš zákazník to určite ocení.

Chcete odoberať newsletter IPA Slovakia?

Zostaňte s nami v spojení s newslettrom IPA a vyberte si, o ktoré informácie máte záujem.

Komentáre

Tento článok ešte nemá žiadne komentáre. Buďte prvý!

TOP články

Tréning 5S priamo v PRAXI – IPA ...Vyskúšali sme unikátny koncept školenia. Trvanie - dva dni. ...

Keď menej je viacVeľa diskutujeme o zdravom rozume a jeho nedostatku na ...

Čo je umelá inteligencia?Umelá inteligencia ( Artificial Inteligence – AI ) je ...

Najnovšie články

Život bez cieľa predsa dáva zmyselO ľuďoch bez cieľa sa hovorí ako o tých, ktorí nevedia ...

Digitálne dvojčaV posledných desaťročiach sa simulácia vyvinula z nástroja, ...

Myslíte to s benefitmi vo vašej firme ...Firmy v súčasnosti lákajú svojich nových spolupracovníkov ...
Klasická verzia webu
© 2012 IPA Slovakia, All rights reserved