rozšírené vyhľadávanie
SK | EN | CZ

Nálet na administratívne procesy

„Ak chceme dostať teóriu do hlavy, nemáme s tým problém. Problém máme s jej praktickým použitím. Dlho nám trvá začať ju používať inštinktívne a úspešne prekonať všetky prekážky, ktoré sa pritom objavia." Taiichi Ohno

Administratívne procesy sú prirodzenou súčasťou každej firmy už v procese vzniku objednávky (zákazky), sprevádzajú celý proces plánovania a organizácie výroby a finišujú zaplatením zákazníka za nakúpený tovar. Pravdou je, že kým výrobné procesy zväčša peniaze pre firmu zarábajú, administratívne procesy ich zväčša iba spotrebovávajú. Je zaujímavé, že ďaleko viac úsilia vo firmách venujeme zlepšovaniu výrobných procesov a nepomerne menej úsilia zlepšovaniu administratívnych procesov. Aj napriek tomu, že dochádza k prudkému rozmachu rôznych e-technológií, oblasť administratívnych procesov zostáva v mnohých firmách „chráneným druhom" a zlepšovanie sa jej dotýka iba okrajovo. Musíme si priznať v každej firme, že za posledné roky sme dokázali vybudovať vysoko rozvinuté „byrokratické kniežatstvá", ktorých sa len veľmi ťažko vzdávame. Nespočetné množstvá zápisov z porád, vytvorené štandardy pracovných operácií, pracovných postupov, neaktualizované databázy v informačných systémoch sú iba jemným dôkazom toho, že množstvo administratívnych procesov nie sme schopní identifikovať, popísať, odmerať a riadiť.


 Pár faktov, prečo sa zaoberať práve administratívnymi procesmi:

  • ich podiel na celkovej priebežnej dobe realizácie zákazky sa často šplhá až k 60%, zásadný dopad to má aj na výšku celkových nákladov zákazky a jej efektívnosť
  • zavádzaním e-technológií paradoxne narastá podiel nekoordinovaných úloh a zvyšuje sa celková prácnosť zákazky, absentuje zlepšovanie komunikácie medzi jednotlivými podnikovými útvarmi a procesmi, zvyšuje sa podiel neproduktívnych porád, dezinformácií, chýbajúcich informácií
  • využívame rôzne informačné systémy, ich vzájomná kompatibilita a transfer údajov je často zásadným administratívnym problémom, zabúdame na pravidelné 5S v databázach, dôslednosť pri zadávaní údajov a odhlasovaní reálnych údajov z výroby
  • systém administratívnej dokumentácie zákazky, reportingy o priebehu realizácie zákazky firmou sú zbytočne komplikované a duplicitné, používaný software nie je často vzájomne kompatibilný (kombinácia informačného systému zdvojená cez „papierovú" evidenciu a byrokraciu)
  • máme stanovené zodpovednosti, právomoci za administratívne procesy, aj napriek tomu sa denne pýtame „kto to má urobiť" alebo „kde to nájdeme" alebo „ako to máme urobiť", kvalifikačné a kompetenčné matice sú prepojené na organizačnú nie procesnú štruktúru firmy

Prvou otázkou, ktorú si kladieme vo firme je „Čo považujeme za administratívne procesy?" Malý prieskum v závere minulého roka a naše niekoľkoročné skúsenosti potvrdili, že firmy za administratívne procesy považujú tie, ktoré majú na starosti personalistiku, ekonomiku, základné zásobovanie pre potreby chodu firmy, sekretariát. Iba málo firiem si spájalo so slovom administratívny proces všetky procesy, ktoré sú potrebné pre to, aby sme plynule a často i flexibilne zvládali komplexný proces realizácie zákazky, resp. výroby a predaja výrobku podľa objednávky zákazníka. Pritom komplexný administratívny proces je vo firme prioritne na to, aby tvoril nosnú podporu hlavnému výrobnému procesu.

TOP 5 ukazovateľov z oblasti administratívnych procesov:

  1. Nedostatok času = čas čakania + čas pohybov + čas práce / celkový čas administrácie
  2. Nedostatok produktívneho času (administratívneho času) = čas prípravy podkladov + čas hľadania informácií + čas koordinovania práce + čakanie na odpoveď / celkový produktívny čas
  3. Nedostatok podkladov, informácií, materiálov = čas hľadania v databázach + čas porady + čas komunikácie s kolegami / celkový čas spracovania podkladov
  4. Nedostatok ľudskej energie = čas špecifikácie úlohy + čas zháňania informácií + čas korekcie údajov / celkový čas na splnenie úlohy
  5. Nedodržiavanie termínov = čas čakania na zadanie úlohy + čas spracovania úlohy + čas čakania na potvrdenie úlohy / celkový čas kompletizácie úlohy

Podstatou zlepšovania administratívnych procesov je dosiahnutie plynulého toku zmysluplných pracovných úloh, ktoré majú správne nastavený layout, obsah, pracovné pozície. Platí, že kým energiu človeka nevieme vrátiť späť, papiere a materiály áno. Práve koncentrácia na tento moment je zásadná v procese zlepšovania administratívnych procesov. Preto je naše úsilie primárne koncentrované na pracovníkov administratívnych procesov, ktorí sú často nesprávne stimulovaní a motivovaní pre „dobrú" realizáciu administratívnych úloh buď zo strany nastaveného systému alebo nastavenia seba samého. Sami majú pritom podľa našich skúseností veľké množstvo nápadov na zlepšenie, narážajú ale na bariéry priamo u svojich kolegov alebo v celkovom systéme nastavenia firemných administratívnych procesov.

Náš postup riešenia je zoskupený do nasledujúcich základných krokov:

  • analýza administratívnych procesov a identifikácia plytvaní – koncentrácia na nastavenie a prepojenie procesov, špecifikácia a získavanie vstupov a odovzdávanie výstupov pre vzájomne prepojené procesy, flexibilita koordinácie a komunikácie o zmenách, kapacitná a nákladová výkonnosť administratívnych procesov
  • vytvorenie procesnej mapy administratívnych procesov – systém a firemná filozofia prepojenia aktivít a procesov, cyklové časy realizovaných aktivít, prestoje, počet pracovníkov, prípravné časy aktivít, objem vstupov a výstupov aktivít v prepojení na ich správnu špecifikáciu, počet konfliktov medzi aktivitami, monitoring kvality realizovaných aktivít, nastavenie procesných KPI pre oblasť administratívy
  • štandardizácia administratívnych procesov – koncentrácia na štandardy obsahu a fungovania pracovných aktivít a postupov, štandardy pracoviska a pracovníka, prepojenie procesnej mapy a organizačnej štruktúry, nastavenie pravidiel koordinácie, komunikácie a kompetencií
  • KAIZEN v administratíve – nastavenie systému zlepšovania

Tab. 1: Príklad nastavenia projektu zlepšovania administratívnych procesov
PROJEKT ZLEPŠOVANIA ADMINISTRATÍVNYCH PROCESOV
Strategický cieľ projektu
Nastavenie a štandardizácia efektívneho procesu vybavovania objednávok
Operatívny cieľ projektu
Skrátenie priebežnej doby vybavenia štandardnej objednávky zo 4 dní na 1 deň
Vecný operatívny cieľ projektu
Vytvorenie systému pre spracovanie 50 objednávok denne
Formálne operatívne ciele projektu

Znížiť náklady na vybavenie objednávky o 10%
Zlepšiť layout procesu vybavenia objednávky s elimináciou prestojov o 20%
Nastaviť systém merateľných ukazovateľov pre administratívny proces vybavovania objednávok



Obr. 1: Schéma zlepšovania administratívnych procesov

 

Obr. 2: Parametre projektu zlepšovania

 

 

Obr. 3: Vstupná procesná mapa procesu vybavovania objednávky – príklad


Obr. 4: Návrh zlepšenia administratívneho procesu


 Obr. 5: Výrobné versus administratívne procesy

 

Obr. 6: Základné typy plytvania v administratíve

 

Zo skúseností vieme, že objem administratívy neustále narastá, namiesto toho, aby sme boli schopní eliminovať ho na nutné minimum. Audity taktiež ukazujú, že máme množstvo argumentov, prečo práve tento administratívny proces potrebujeme aj napriek tomu, že jeho výstupy nikto nevyužíva v plnej miere a často máme ešte viac argumentov na to, prečo ho nutne potrebujeme. Zatiaľ čo zlepšovanie výrobných procesov je jednoznačne viditeľné už v prvých etapách zlepšovania, v administratívnych procesoch musíme vynaložiť ďaleko viac námahy na to, aby sme odhalili plytvanie a navrhli zmysluplné riešenie – problém nie je ani tak v procesoch, ale v ľuďoch a ich motivácii pre zlepšovanie.

Štíhle administratívne procesy nie sú na „programe dňa" iba vo výrobných firmách, svoju cestu si začínajú úspešne raziť i do ostatných spoločností, poskytujúcich rôzne služby či do zdravotníctva a verejnej správy.

 


Chcete odoberať newsletter IPA Slovakia?

Zostaňte s nami v spojení s newslettrom IPA a vyberte si, o ktoré informácie máte záujem.

Komentáre

Tento článok ešte nemá žiadne komentáre. Buďte prvý!

TOP články

Tréning 5S priamo v PRAXI – IPA ...Vyskúšali sme unikátny koncept školenia. Trvanie - dva dni. ...

Keď menej je viacVeľa diskutujeme o zdravom rozume a jeho nedostatku na ...

Čo je umelá inteligencia?Umelá inteligencia ( Artificial Inteligence – AI ) je ...

Najnovšie články

Život bez cieľa predsa dáva zmyselO ľuďoch bez cieľa sa hovorí ako o tých, ktorí nevedia ...

Digitálne dvojčaV posledných desaťročiach sa simulácia vyvinula z nástroja, ...

Myslíte to s benefitmi vo vašej firme ...Firmy v súčasnosti lákajú svojich nových spolupracovníkov ...
Klasická verzia webu
© 2012 IPA Slovakia, All rights reserved