rozšírené vyhľadávanie
SK | EN | CZ

Revízia projektov - menej je vždy viac

Vo svojej viac ako 10 ročnej praxi sa stretávam s tým, že vo firmách beží niekoľko zmien naraz. Dokonca niekoľko desiatok až stoviek zmien súčasne. Sú to zmeny od malých, operatívnych, cez projekty zlepšovania, zefektívňovania výroby, až po veľké projekty zavádzania nových produktov, technológii, stavby hál a pod. Samozrejme, že zmena je dobrá a je to jediná konštanta, ktorá v živote existuje. Na druhej strane, aj počet a veľkosť jednotlivých zmien musí mať svoje hranice, pretože naráža na kapacitu zdrojov aj ľudí. Zlepšenie tiež musí mať čas na zavedenie a stabilizáciu v systéme. Veď aj v každom zlepšovateľskom PDCA cykle je uvedený čas na štandardizáciu a „založenie klinu", aby bolo zlepšenie nevratné do pôvodného stavu. Človek potrebuje čas na prijatie zmeny, na nové návyky, ale aj na správny oddych. Ak to neurobí, tak nastáva preťaženie, následkom čoho je nervozita, podráždenosť, nakoniec choroba. Až tá nás často donúti zamyslieť sa, dať si odpočinok a urobiť si revíziu.

V mnohých firmách nie je vôbec známe, koľko projektov beží v danom momente súčasne a kto je v nich zapojený. Často sú aj nejasnosti ohľadom projektového manažéra, zadávateľa projektu, nejednoznačnosti cieľov. Dokonca sa niekedy vyskytujú pochybnosti o tom, či projekt má ešte zmysel. Neustále naťahovanie, nedokončené úlohy, nespočetné množstvo rozrobených vecí vedie iba k frustrácii jednotlivých členov tímov. V tomto prípade je vhodné realizovať stretnutie, počas ktorého sa ujasní, koľko projektov v podniku (na oddelení) vlastne beží a v akej sú fáze.

Revízia projektov je veľmi jednoduchý workshop, kde sa zhodnotia projekty, príp. úlohy a zmeny, ktoré aktuálne prebiehajú na oddelení, alebo v divízii, príp. celej firme. Už len pre samotných vedúcich pracovníkov a riešiteľov projektov je zaujímavé vidieť, koľko sa toho rieši naraz. Na obr. č. 1 je grafická ukážka priebehu projektov počas roka, ktorú sprehľadňuje ich rozdelenie do strategickej, taktickej a operatívnej úrovne.

Priebeh projektov a ich fáz počas roka
Obr. č. 1 Priebeh projektov a ich fáz počas roka

Na operatívnej úrovni sa riešia zvyčajne malé projekty, niekedy nazývané ako jednoduché zlepšenia procesu (KAIZEN), ktoré môžu realizovať majstri s operátormi, predákmi. Väčšinou sa jedná o zmeny v procesoch výroby. Aj tam musí prebehnúť zadefinovanie zlepšenia, odmeranie súčasného stavu, analyzovanie, realizácia zlepšenia a vyhodnotenie, čo nám zlepšenie prinieslo. Aj keď tieto fázy sú veľmi krátke, často neprebiehajú na papieri, ale iba „v hlave" zlepšovateľa.

Taktická úroveň obvykle rieši problémy a ich zlepšenia ohľadom toku materiálu, toku informácii, zefektívňovanie jednotlivých pracovísk, celých výrobných liniek, nastavovania procesných parametrov, logistické zlepšenia a pod. Túto úroveň riešia najmä procesní inžinieri, Lean manažéri, často sú zapájaní aj majstri a predáci.

Strategická úroveň projektov je spojená s top manažmentom firmy, kde sa riešia zmeny s pohľadu smerovania podniku, nových produktov, zavádzania nových technológii a pod.  Rozsahovo sú najnáročnejšie a tiež sú do nich zapojení ľudia z oboch predchádzajúcich úrovní (taktickej aj operatívnej). 

Koľko projektov by mala firma riešiť súčasne?

V každom prípade nie je možné povedať konkrétne číslo. Projekty zlepšovania, by ale určite mali prebiehať na každej z uvedených úrovní. Všeobecne platí, že na strategickej úrovni ich bude menej ako na taktickej. Na operatívnej ich bude najviac. Množstvo závisí od rôznych faktorov, napr. od stratégie firmy (rast, pokles), počtu zamestnancov, druhu výroby, produktov, vzdelanostnej úrovne pracovníkov a pod. Počet si musí každá firma určiť sama, vyskúšať koľko projektov „zvládne". Je však dôležité vedieť, ktorí ľudia sú riešiteľmi projektov a v koľkých projektoch sú zapojení. Na to môže slúžiť aj nasledovná RACI matica na obr. č. 2. Význam jednotlivých písmen je nasledovný: R – Responsible (táto osoba je zodpovedná za vykonanie), A – Accountable (osoba zodpovedná za celok, často schvaľovateľ), C – Consulted (osoba, ktorá je konzultantom pre danú činnosť, projekt), I – Informed (osoba informovaná o výsledkoch). Do takejto matice je možné dať pracovníkov. Ešte často v praxi uvádzam aj pomlčku (-) v prípade, ak daná osoba nerieši uvedený projekt. Na obr. č. 2 je ukážka zoznamu projektov a zmien spolu s RACI maticou. V príklade sú uvedené aj ďalšie hodnotenia (napr. stav projektov, počet druhov zodpovedností pre pracovníkov a pod.).

Zoznam projektov prepojených s maticou RACI
Obr. č. 2 Zoznam projektov prepojených s maticou RACI


Z takéhoto jednoduchého rozdelenia ľudí do projektov je možné zistiť, kto je ako vyťažený, príp. či nevzniká preťaženie niektorého riešiteľa. Uvedený zoznam je možné doplniť o ďalšie údaje o projekte (napr. začiatok, predpokladané ukončenie, financie, trvanie...). Asi najdôležitejšie pri riešení projektov je jeho dokončenie a stabilizácia! Po každom zlepšení by mala nastať štandardizácia nového stavu (obr. č 3) a vyhodnotenie účinnosti zmeny.

štandardizácia nového stavu
Obr. č. 3 Štandardizácia nového stavu 

V prípade zanedbania fázy Control je veľká pravdepodobnosť, že zlepšenie nebude prijaté a pracovníci sa budú vracať do stavu predtým (niektorí aj radi smiley). Poznám mnoho firiem, kde sa otvárajú projekty skoro každý týždeň, ale ukončuje sa iba niekoľko za rok. O tých ostatných nie je často ani povedomie, kde sa nachádzajú, či sa riešia, neriešia a pod. Už tým, že sa im nevenujeme sme si jednoznačne určili prioritu. Áno, projekt môže byť aj predčasne ukončený v ktorejkoľvek fáze. Ak sa zistí, že sú na to objektívne dôvody, je to dokonca povinnosťou riešiteľov a zadávateľov, aby sa dohodli. Býva to vtedy, ak prínos projektu je výrazne menší, ako vynaložené úsilie a zdroje, ak je produkt na konci svojej životnosti, príp. ďalšie dôvody vyplývajúce zo strategických rozhodnutí firmy, rôzne vplyvy z vonkajšieho prostredia a pod.


TIP:

Majte projekty a zmeny vo svojej firme pod kontrolou. Urobte si revíziu, aspoň kvartálne. Otvárajte zmysluplné projekty. Nebojte sa ukončiť projekty, ktoré sa už ukončiť mali. Odmenou Vám bude rovnomerné vyťaženie riešiteľov, nižšia frustrácia, lepšia informovanosť o stave projektov, vyšší počet dokončených projektov a vykonávanie zmysluplných zmien.

Chcete odoberať newsletter IPA Slovakia?

Zostaňte s nami v spojení s newslettrom IPA a vyberte si, o ktoré informácie máte záujem.

Komentáre

Tento článok ešte nemá žiadne komentáre. Buďte prvý!

TOP články

Umelá inteligencia, pomocník náš ...Vedeli ste, že švédska pálenica chce využiť ...

Využitie digitálneho dvojčaťa v oblasti ...V dnešnej dobe, kedy sa každý podnik snaží byť čo najviac ...

Tréning 5S priamo v PRAXI – IPA ...Vyskúšali sme unikátny koncept školenia. Trvanie - dva dni. ...

Najnovšie články

Život bez cieľa predsa dáva zmyselO ľuďoch bez cieľa sa hovorí ako o tých, ktorí nevedia ...

Keď menej je viacVeľa diskutujeme o zdravom rozume a jeho nedostatku na ...

Digitálne dvojčaV posledných desaťročiach sa simulácia vyvinula z nástroja, ...
Klasická verzia webu
© 2012 IPA Slovakia, All rights reserved