rozšírené vyhľadávanie
SK | EN | CZ

15 tipov pre neefektívnu firmu

Som presvedčený, že o know-how sa je potrebné podeliť, prenášať myšlienky medzi firmami, veď nakoniec každú z nich je potrebné starostlivo prispôsobiť konkrétnym podmienkam. Zároveň však pozorujem isté spoločné znaky, opakujúce sa prvky, a práve tie som sa rozhodol zahrnúť do tohto článku. Neefektivita nepozná hraníc, jej hlavnou prekážkou je len naše myslenie či slabé zapojenie ľudí. Nezabúdajme, že inšpirácia pre jej ďalší systematický rozvoj môže prísť aj z iného odvetvia či biznisu. Krásnym zdrojom pre mňa, studnicou nevyčerpateľných nápadov je fungovanie nášho zdravotníctva, verejnej či štátnej správy. Festival plytvania. Preto sa rád pohybujem aj v tomto prostredí a hľadám nápady, ktoré by sa ešte dali implementovať do našich firiem. Každá návšteva mi prinesie nové otázky a inšpiráciu.

 


Zostavil som si zoznam bodov, ktoré považujem za najdôležitejšie na ceste systematického vytvárania ďalších plytvaní, preťažovania a nevyváženosti v našich firmách. Je to dlhodobá cesta, ktorá prináša svoje najlepšie výsledky často až postupne, a preto treba byť pri zavádzaní jej prvkov trpezlivý. Nie všetko prinesie svoje ovocie ihneď. Žiaľ, mnohé firmy, ktoré by bolo možné považovať za akési etalóny či benchmarky, medzičasom postupne zanikli a popis ich originálneho výrobného systému sa nám nezachoval. Zostávajú už len fragmenty v spomienkach jej bývalých zamestnancov, veriteľov, dodávateľov či zákazníkov.


Nasledujúci zoznam je zaiste neúplný, považujem ho za pracovný a ak vám tam čosi významné chýba, pokojne ma kontaktujte a ja ho rád rozšírim.


1. Nejasná vízia, poslanie a ciele spoločnosti

Základným predpokladom pre zabezpečenie dostatočnej úrovne neefektivity, chaosu, frustrácie a konfliktov vo firme je nejasne definované smerovanie firmy. Treba zabezpečiť, aby formulácie boli dostatočne všeobecné, nejasné a ideálne si vzájomne odporovali. Zverejníme ich na našom webe, prípadne je možné zavesiť ich do zlatých rámov vo firme. To stačí. Určite sa o nich nerozprávajme so zamestnancami. Zameriavajme sa na krátkodobé výsledky a často meňme priority. Do zmien nezapájajme ľudí a rovno ich postavme pred hotovú vec. Nech sa prispôsobia.

 

2. Rozvoj kultúry

Práca s kultúrou firmy je dlhodobá záležitosť, a preto mnohé výsledky sa dostavia až časom. Mnohé firmy majú výbornú skúsenosť, keď základné piliere tvoria napr. nedôvera, povýšenectvo, obviňovanie, pasivita, kultúra strachu či „vraždenie neviniatok". Z týchto predpokladov budeme ťažiť v nasledujúcich bodoch. Inšpirujme sa prípadne aj v sektách a organizujme pre našich zamestnancov počas ich voľného času cez víkendy teambuildingy s hromadou hier a aktivít. Je to krásny priestor pre sociálne experimenty. Účasť bude, samozrejme, povinná a cieľ nejasný. Aspoň ubytovacie náklady by si mohli ľudia zaplatiť sami.

 

3. Práca s organizačnou štruktúrou

Organizačnou štruktúrou sa rozumejú diagramy so šípkami, vytvorené v MS Visio alebo podobnom vizuálnom nástroji. Kľúčový je pekný vzhľad, farbičky a zložitosť vzťahov. Vytvárajme zložité hierarchické štruktúry na horizontálnej aj vertikálnej osi, a to zásadne sami z kancelárie. Kde je možné, vložme nejaký medzistupeň alebo aspoň koordinátora. Vytvárajme duplicity. Treba si však dať pozor, aby právomoci, kompetencie a zodpovednosti boli dostatočne nejasne určené. Ideálne, ak nie je možné pozorovať jasné hranice medzi oddeleniami. Akékoľvek chyby alebo snahu vyliezť zo svojej „škatuľky" exemplárne trestajme, nech sa to viac neopakuje. Slovami p. Murphyho: „Žiaden pokus nie je úplne zbytočný. Vždy môže slúžiť ako odstrašujúci príklad."

 

4. Spoločný jazyk

Ak ste zahraničná firma, prípadne máte medzinárodnú účasť, je na mieste ihneď siahnuť po viacjazyčnosti. Zamestnanci zaiste ocenia, ak budú pracovať s podkladmi v rôznych jazykoch plnými cudzích skratiek. Zabezpečme, aby každá úroveň riadenia pracovala v inom jazyku. Čím viac, tým lepšie. Predpokladajme, že od riaditeľa po operátora na linke sú všetci polygloti. Veď „i delník ve šroubárne si múže prečíst Vergillia v originále". Všetky nejednoznačné označenia a skratky zakomponujme do reportov tak, aby ich nebolo možné vzájomne porovnávať. Je dôležité, aby každý z pracovníkov vedel vymenovať niekoľko japonských slov alebo anglických skratiek z pilierov výrobného systému.

 

5. Výrobný systém

Ideálom je, ak v každej časti firmy fungujú iným spôsobom procesy. To zabezpečí neintegrovaný výrobný systém. Cieľom je zabezpečiť dostatočnú izolovanosť jednotlivých častí. Píšme dostatok smerníc a naším najobľúbenejším nápravným opatrením nech je preškolenie operátora. Bazírujme na detailoch – napríklad či sa všetci držia pri chôdzi po schodoch zábradlia alebo či používajú vo svojich vyjadreniach dostatok skratiek a newspeakových slov. Slovenské ekvivalenty sú zbytočné. Dôležitý je dojem návštevy z centrály počas krátkej prechádzky výrobnou halou.

 

6. Paradigma

Zamerajme sa na maximalizáciu vyťaženia kapacít. Jednotlivým útvarom stanovme ciele tak, aby nebrali zreteľ na svojich interných dodávateľov či zákazníkov. Dôležité je odviesť dostatočný objem výroby, aby boli prémie. Musíme zabezpečiť, aby nikto nemal možnosť vidieť a riadiť celkové toky (informačné, materiálové) naprieč firmou. Čísla v reportoch ohýbajme tak, aby vždy vyšlo na odmeny.

Normy prevezmime z Nemecka a neupravujme ich. Nevadí, že nemáme v hale manipulantov. Pracovníci to v požadovanom čase isto stihnú vyrobiť aj bez nich. Ak je potrebné opäť dosiahnuť úsporu produktivity, znižujeme normy času zásadne len celoplošne v Exceli. Ak potrebujeme, tak opakovane každý rok. Ak nám nevychádza efektivita, chýbajúce hodiny kdesi nájdeme.


7. Informačný tok

IT riešenia nakupujte ad hoc a postupne od rôznych firiem. Pred zavedením nového systému sa nezaťažujme analýzou, veď IT firma najlepšie vie, ako nám zorganizovať naše procesy. Nekupujme všetky potrebné moduly. Ideálne bude, ak niektoré časti vyviniete svojpomocne alebo pomocou lacných študentov, s ktorými stratíte následne kontakt. Dokumentácia je prežitok. Všetci vieme, že „zdrojový kód sa vysvetľuje sám", a preto nie sú potrebné žiadne komentáre v kóde.

Ak máte vytvorený ekosystém nekompatibilných systémov, vytvorte nad nimi zložitú štruktúru reportov, ideálne v akomsi centrálnom Exceli na sieti, do ktorého sa snaží zapisovať niekoľko používateľov naraz. To, že celú firmu prakticky riadime cez excelovské tabuľky a nie cez drahý IT systém, nie je podstatné. Dôležité je, že fungujeme.

Vytvárajme si pracovné verzie dokumentov  aich kópie si ukladajme na svoj počítač, alebo si ich tlačenými verziami oblepte kanceláriu. Veď ak bude nejaká zmena, poznačíte si ju perom na priložený post-it papierik. Informácie však zapisujme aj do kalendárov na stoloch, blokov či na útržky papiera.

Určite posielajme aj dostatočný počet emailov. Zahrňujme do nich čo možno najväčší počet kolegov – nech sú informovaní aj oni. Myslím, že každý by si mal vytvoriť nejaké svoje tabuľky, do ktorých bude prepisovať nejaké údaje. Určite nevadí, že sa nikde ďalej nepoužijú. Dôležité je vytvoriť pocit, že sa všetko sleduje.


8. Porady

Ak sme vytvorili zložitú štruktúru, mnoho tímov a skupín, ktoré generujú dostatočné množstvo reportov, vytvorme im zložitý systém porád, kde sa o všetkom môžeme dostatočne dlho rozprávať. Možno bude potrebné časom vybudovať ďalšie miestnosti pre porady. Je neprijateľné, aby sa ľudia rozhodovali kdekoľvek mimo porád. Porada nemusí mať jasné ciele či štruktúru. Všetko potrebné sa dozvieme priamo tam. Ak sú nejasnosti, nebojme sa spustiť reťaze ďalších „follow-up" stretnutí.  

Vystríhajme sa riešiť problémy priamo v mieste ich vzniku, teda napríklad v dielni. Nie, radšej sa o všetkom porozprávajme pri Power Pointe a obložených chlebíkoch na budúcotýždňovej porade. Zápisy a úlohy z porád ukladajme v rôznej štruktúre a na rôzne miesta.


9. Materiálový tok

Vytvárajme dostatočný počet prerušení toku, bufferov a medziskladov. Každú časť procesu riaďme pomocou iných pravidiel a priorít. Ideálne, ak všetko podriadime časom nakládok. Zároveň ponechajme dostatočný priestor pre tvorivosť ľudí priamo v dielni – nech si oni vyberú, ktorú zákazku budú dnes robiť. Asi sa nevyhneme komplexnej zmene a preusporiadaniu layoutu, aby sme dosiahli dostatočne dlhý materiálový tok a sťažili manipuláciu. Nové technológie umiestňujme tam, kde je akurát voľný priestor.

Ak je možnosť, pridajme do procesov niekoľko zbytočných kontrol. Keďže vyťažujeme kapacity, chceme robiť v čo možno najväčších dávkach. Vyrábajme na sklad aspoň drahé komponenty. Asi bude problém s priestorom, preto pribudujme k firme improvizovaný sklad, kde v zime bude klesať teplota pod nulu. Prípadne prenajmime priestory niekoľko kilometrov od firmy. Určite však neoznačujme miesta uloženia, veď všetci vedia, čo sa kde nachádza.


10. Zásoby

Čím viac ľudí bude zasahovať do riadenia zásob, tým lepšie. Keďže audítor vyžaduje sledovať obrátku zásob, vymyslime si svoju vlastnú metodiku, ktorá dostatočne efektívne zakryje ležiaky v našich skladoch. Chráňme sa. Nakupujme radšej viac, ako potrebujeme. Človek nikdy nevie. Interná logistika nech pracuje len na jednu zmenu, to stačí. Cez víkend skladníkov nepotrebujeme i keď sa bude asi čosi vyrábať.


11. Outsourcing

Ak sa vám zdá priebežná doba výroby stále veľmi krátka, prípadne chceme navýšiť nekvalitu, hľadajme možnosti pre outsourcing. Ideálne najlacnejšieho dodávateľa. Výhodou outsourcingu ďalej je, že sa nebude musieť zaoberať technológiou.  

Zaujímavou cestou je aj outsourcovanie služieb - napríklad údržby. Bude to platené z inej „škatuľky" v účtovníctve. Drahých údržbárov povyhadzujme. Vyvarujme sa prevencií či nebodaj autonómnej údržby. Pracovník ma vyrábať a nie čistiť stroj, dolievať olej či zachytávať abnormality. To je práca údržbárov. Ak sa technológia zastaví, zavoláme si externú firmu. Voľné miesto v sklade ideálne využijeme na uloženie hromady neoznačených náhradných dielov, v ktorých môžeme mať naviazané peniaze.


12. Systémy zlepšovania

Nepriateľom neefektivity je funkčný systém zlepšovania. Jeho najväčšou nevýhodou je to, že môže spochybňovať zažité spôsoby fungovania v našej firme a dokonca zmeniť postoje ľudí. Vystríhajme sa vzniku zlepšovateľského hnutia. Ak sa takýto systém vyžaduje, napríklad na podnet matky, tak ho buď skopírujte jedna k jednej z vašej minulej firmy alebo si vytvorte systém vlastný. Najlepšie, ak ho vytvoríme sami alebo v malom tíme kdesi v kancelárii. Kľúčové je do toho nevtiahnuť nikoho z výroby alebo z iných oddelení.  

Vytvorme zložitú smernicu, nejasné pravidlá, hromadu formulárov a reportov. Všetko to umiestnime v tichosti na tabule v dielni a nechajme tak. O systéme informujme maximálne pár vetami na akejsi operatívnej porade. Aktualizácia tabúľ prebehne len pred zákazníckym auditom. Formuláre na tabule nedopĺňajme.

Ak by sa aj napriek tomu objavil nejaký „iniciatívny blbec" s vyplneným zlepšovacím návrhom, nebudeme zúfať. Ak ho neodradí dlhá nečinnosť koordinátora systému zlepšovania, tak zaiste zafungujú vytvorené komisie, administratíva a zložité schvaľovanie. Ak aj napriek tomu jeho návrh v niektorom bode nedostane červenú, sme nútení pristúpiť k tomu najhoršiemu. Realizácii a odmene.

Pri nastavovaní systému odmeňovania za zlepšovacie návrhy si musíme dohliadnuť na to, aby existoval finančný strop maximálnej odmeny. Predstavme si, že by niektorý z robotníkov na linke dostal za svoj návrh niekoľko tisíc eur! Demotivujme. Zároveň ohodnocujme nezmyselné „zlepšováky" bez prínosu alebo tie, ktoré zbierame pre splnenie definovanej kvóty pre počet zlepšení na hlavu. Hovoriť o zlepšeniach z inej haly je tabu. Nesmie sa to dostať kamkoľvek ďalej.


13. Fluktuácia

Nepriateľom neefektivity je stabilita a istota v zamestnaní. Preto je nutné systematicky udržovať dostatočne vysokú úroveň fluktuácie. Okrem toho, že tým vyťažíme svojich skúsených pracovníkov, ktorí budú opakovane zaúčať ďalších a ďalších kolegov, zablokujeme ich kapacitu a nebudú premýšľať nad zbytočnými optimalizáciami. Najlepšie, ak pracovníci od nás odchádzajú ešte v skúšobnej dobe.

Ak nie sme schopní udržať toto vysoké tempo, využime služby personálnych agentúr. Oni rady zabezpečia, aby boli pracovníci u nás len pár dní, a to vždy na inej linke. Postačujúcim podielom agentúrnych pracovníkov je hodnota okolo 20 % z headcountu. Urýchľujme ich nástup na linky. Zaúčanie v tréningovom centre je len módny výstrelok. Experimentujme s nástupnými platmi. Preplácajte novonastupujúcich nováčikov.


14. Vzdelávanie

Do zamestnancov neinvestujme. Ak však sme prinútení vyčleniť nejaký rozpočet na vzdelávanie a rozvoj, určite nevytvárajme ucelený koncept systému vzdelávania. Vyvarujme sa kompetenčných matíc či definovaniu vzdelávacích potrieb konkrétnych zamestnancov. Berme ich an block. Ponechajme pracovníčku personálneho oddelenia, aby z hromady katalógov povyberala to, čo bude v danom momente považovať za zaujímavé. Ľuďom nehovorme, prečo bola vybraná práve daná téma a len ich pošlime na školenie.

Majstrov určite neškoľme, predpokladajme, že sa všetko naučili z praxe a to im musí stačiť. To, že riadia 80% ľudí vo firme a v živote nevideli inú firmu, nevadí. Ak sme však prinútení školiť aj majstrov, pošlime ich na školenie v sobotu, keďže celý týždeň hasili problémy v dielni, bude to pre nich príjemná zmena. Zamestnancov škoľme vo veľkých skupinách a nebude vadiť, ak budú počas školenia odbiehať do výroby. Ak je vzdelávanie dlhodobé, dostatočne pružne meňme zloženie skupiny. Nech sa každý aspoň čosi dozvie, hoci nikto z nich nebude mať prehľad o celku. Termíny školení opakovane rušme.


15. Inovácie

Ak sme plnohodnotne naplnili predošlé body, podarilo sa nám dostatočne zažehnať aj to posledné. Invenčné myslenie a snahu robiť niečo nové. Sme montážny závod, výkresy prichádzajú z Nemecka a tak to je dobré. Netreba to meniť. Veľkou hrozbou sú inovácie či nedajbože prehodnocovanie biznismodelu.

Ak ktosi vytŕča z davu, treba ho náležite upratať. Čo by sa stalo, keby ma prerástol a dostal sa na moje miesto? Hádžme im preto polená pod nohy. Človek buď pochopí alebo odíde preč. Vyžaduje to čas a istú energiu, ale v istom horizonte sa nám podarí vytvoriť dostatočnú úroveň uniformity – ako sa spieva v jednej pesničke „píšte všetci modrým perom, iná farba nebude". Replikujme poslušných vykonávateľov. Veď ak ktosi čosi chce, nech sa realizuje doma a nie tu u nás na oddelení.

Asi by sme vedeli pokračovať ďalej. Pokojne ma doplňte.

 

TIP

Neefektivita nepozná hraníc. Jej hlavnou prekážkou je len naše myslenie či slabé zapojenie ľudí. Inšpirujme sa vzájomne a kopírujme, rozvíjajme ju. Zamerajte sa najmä na preťažovanie a nevyváženosť, festival plytvaní sa dostaví následne už sám. Vždy je možnosť, ako sa dajú veci spraviť inak. Všetci sme len na začiatku dlhej cesty.



Komentáre

Tento článok ešte nemá žiadne komentáre. Buďte prvý!

TOP články

Fórum kvality už tento májFórum predstavuje možnosť vzájomnej výmeny poznatkov a ...

Impulzy z nového sveta podnikaniaŽijeme ve světě akcelerující kvalitativní změny. Nejde o ...

Podnikatelia, spojte sa!Na začiatku svojho pracovného života som pracoval v ...

Najnovšie články

Ako vybrať Lean zariadenieKritéria výberu nového zariadenia sú ...

Ako dosahovať zdanlivo nedosiahnuteľné ...Ambiciózne výzvy a ciele, ktoré chceme dosiahnuť ...

Extrovertne? Introvertne?V dnešnom svete riadenia ľudí, riadenia celých ...
© 2012 IPA Slovakia, All rights reserved